Einleitung

Mehrere Jahre lang wurden praktisch alle Ausgaben für eine Firmenveranstaltung in die Lohnsteuerbemessung mit eingerechnet. Eine aktuelle Entscheidung des Bundesfinanzhofs wird weitere Bestürzung auslösen.

Firmenevents fördern das Betriebsklima und damit die Stimmung zum Wohle des Arbeitgebers. Das Finanzamt gewährt ihnen als Arbeitgeber einen Steuerabzug als Freigrenze in Höhe von 110 Euro brutto. Liegt die Kostenquote pro Teilnehmer unter diesem Betrag, wird auch bei mehrtägigen Firmenveranstaltungen kein einkommensteuerpflichtiger Lohn anfallen. Aber Achtung: Der Freibetrag ist auf zwei Veranstaltungen pro Kalenderjahr begrenzt.

Ab dem dritten Mal für denselben Teilnehmerkreis ist auch bei nochmaligem Unterschreiten der Freigrenze Lohnsteuer und ggf. Sozialabgaben zu zahlen. Deshalb sollten Anlässe und Veranstaltungen gründlich geplant werden. Das Finanzamt gewährt die Freigrenze zum Steuern sparen jedoch nur, wenn aktive oder ehemalige Arbeitnehmer, Praktikanten, Lehrerpraktikanten, Aushilfen, Arbeitnehmer anderer Konzernunternehmen und deren Begleitpersonen eingeladen werden. Unbedenklich sind auch begrenzte Teilnehmerkreise, wie z. B. Jubiläumsfeier als Dienstfeiern, an denen alle Mitarbeiter des jeweiligen Veranstalters teilnehmen können, oder Feiern für Mitarbeiter mit runden Geburtstagen.

Achtung bei Freigrenzen

Freigrenzen beim Steuern sparen beachten:
Gemäß einem noch gültigen Ersuchen des Bundesfinanzministeriums vom 1. Oktober 2015 werden fast alle Veranstaltungskosten bei der Prüfung der Freigrenze berücksichtigt. Für die Finanzverwaltung selbst zählen dazu Stornogebühren, Trinkgelder und Auslagen für anwesendes medizinisches Personal und zur Erfüllung behördlicher Auflagen.

Zu vernachlässigen sind nur die rechnerischen Prozesskosten des Arbeitgebers, um beispielsweise den geldwerten Vorteil einer betrieblichen Veranstaltung in der Lohnbuchhaltung zu erfassen sowie anteilige Abschreibungen (AfA) und Energieverbrauch und Wasser für Veranstaltungen beim Arbeitgeber zu kalkulieren. Gleiches gilt für steuerfreie Reisekostenerstattungen (Fahrt und Übernachtungskosten, Verpflegungspauschalen) bei der An und Abreise auswärtiger Arbeitnehmer.

Wichtige Entscheidung des Bundesfinanzhofs

Nur Mitfeiern zählt
Für Katerstimmung dürfte aber die jüngste Entscheidung des Bundesfinanzhofs vom 29. April 2021 sorgen. Denn nach Auffassung der höchsten Finanzrichter müssen bei der Bewertung von Arbeitslohn nunmehr sämtliche mit der Betriebsveranstaltung in unmittelbarem Zusammenhang stehenden Aufwendungen des Arbeitgebers in die Berechnung einfließen. Und zwar völlig unabhängig davon, ob der jeweilige Arbeitnehmer dadurch tatsächlich einen Vorteil hat. Daher müssen auch Kosten, die Arbeitgeber an Dritte zahlen, um Veranstaltungen außerhalb des Unternehmens zu organisieren, einbezogen werden.

Als ob das nicht genug wäre, sollten die Gesamtkosten des Arbeitgebers zu gleichen Teilen auf alle bei der Firmenveranstaltung anwesenden Arbeitnehmer und ihre Begleitpersonen aufgeteilt werden. Die Anzahl der registrierten Teilnehmer ist offensichtlich irrelevant. Das Fehlen von auch nur wenigen Gästen – wenn diese Anzahl die zulässige Grenze pro Person überschreitet – kann später zu einer kostspieligen Überraschung führen.